Mitarbeitergespräche: Ihr Leitfaden für kluge Dialoge

Der Freund des Gespräches aber ist der Freund des Friedens, der nur auf dem Gespräch der Menschen miteinander ruhen kann

Richard von Weizsäcker, dt. Politiker , ehemaliger Bundespräsident

Sie sind frisch in eine Führungsposition aufgestiegen? Sie haben als Führungskraft das Unternehmen gewechselt? Sie sind alteingesessener Chef? Das Thema „Mitarbeitergespräch“ beschäftigt Sie als Führungskraft und Sie stellen sich u. a. nun (eine der) folgende Fragen?

  • Was zeichnet gute Mitarbeitergespräche aus?
  • Was ist in Mitarbeitergesprächen zu beachten?
  • Wie können sich Mitarbeiter und Führungskräfte auf ein Mitarbeitergespräch vorbereiten?
  • Was ist der Nutzen von Mitarbeitergesprächen?
  • Welche Ziele stecken hinter einem Mitarbeitergespräch und wie verfolge ich diese?

Fundierte Mitarbeitergespräche bilden eine Brücke zwischen dem Vorgesetzten und seinen Mitarbeitern und bilden die Grundlage für eine erfolgreiche und zufriedenstellende Zusammenarbeit. Ein Mitarbeitergespräch kann als wechselseitiger Austausch Missverständnisse und Konflikte in der Zusammenarbeit ausräumen, Ziele definieren und für ein ausgewogenes Betriebsklima sorgen. Davon profitieren Sie als Führungskraft, Ihr Team und letztendlich Ihr Unternehmen, das sich auf dieser Basis stabilisieren und erfolgreich entwickeln kann. Strategien eines solchen Gesrpächs können erlernt, geübt und verinnerlicht werden. Coachings, Seminare oder Trainings sind dabei wirksame Helfer.

Welche Arten der Mitarbeitergespräche führen wir?

In einem Unternehmen finden tagtäglich Gespräche zwischen dem Chef und seinen Mitarbeitern
statt. Dabei geht es zum Beispiel darum, Anerkennung auszusprechen oder Kritik zu üben, Feedback zu geben, Aufgaben zu delegieren oder aufgetretene Schwierigkeiten zu meistern.

Der Begriff „Mitarbeitergespräch“ bezeichnet deshalb jeden Dialog zwischen Ihnen als Chef und
und Ihren Mitarbeitern.

Spontane Mitarbeitergespräche dienen beispielsweise dazu, kurzfristig Informationen weiterzuleiten, den Sachstand darzulegen oder eine Entscheidung mitzuteilen.

Anlassbezogene Mitarbeitergespräche entstehen aufgrund von Neu-und Umstrukturierungen im Unternehmen, auftretenden Problemen und zu optimierenden Vorgängen. Darunter fallen

  • Bewerbungsgespräche
  • Einstellungsgespräche
  • Kündigungsgespräche
  • Kritik- und Abmahnungsgespräche
  • Anerkennungsgespräche
  • Beurteilungsgespräche
  • Unterweisungsgespräche
  • Zielvereinbarungsgespräche

Institutionalisierte oder formalisierte Mitarbeitergespräche stellen ein zentrales Führungsinstrument dar, welches in Form eines Dialoges Chef und Mitarbeiter zusammenführt. Es handelt sich um geplante und inhaltlich vorbereitete Mitarbeitergespräche, die in regelmäßigen Abständen (in vielen Fällen am Anfang des Geschäftsjahres) stattfinden. Auf der Basis der bestehenden Ziele des Unternehmens und den individuellen Aufgabenbeschreibungen werden zwischen Chef und Mitarbeiter individuelle Ziele gesteckt. In der Folgezeit wird von beiden Seiten in einem neuerlichen Gespräch geprüft, inwieweit das Besprochene umgesetzt werden konnte. Der Chef gibt seinem Mitarbeiter ein Feedback zu den einzelnen Vereinbarungen. Sollten Probleme entstehen, besprechen Chef und Mitarbeiter mögliche Lösungen bzw. inwieweit die Vereinbarungen und Ziele modifiziert werden sollten.

Je nach Anlass und Art von Mitarbeitergesprächen, die Sie als Führungskraft führen, unterscheiden sich die Settings. Entweder finden Mitarbeitergespräche in geschütztem Raum, zwischen Tür und Angel, in der Gaststätte, oder am Telefon etc. statt. Die Gespräche werden unter vier Augen oder mit anderen „Offiziellen“ (Betriebsrat, Angehörigen, beteiligten Kollegen) geführt. Die Ziele, welche Sie als Chef verfolgen, bestimmen den angemessenen Rahmen, die Gesprächsstrategie und den Titel im Mitarbeitergespräch.

Die Ziele im versierten Mitarbeitergespräch

  • ein  aufgeschlossenes,  auf gegenseitigem Respekt basierendes Verhalten
  • der partnerschaftliche Dialog
  • die Weiterentwicklung und der Schutz der Arbeitszufriedenheit
  • die Aktivierung persönlicher Ressourcen
  • die Ist-Analyse bestehender Arbeitsziele, bereits erzielter Ergebnisse sowie deren Anpassung an die jeweilige Situation und damit die Weiterentwicklung

Wie Sie diese Ziele erreichen können

Ihr Mitarbeitergespräch dient der Förderung von aufgeschlossenem, auf gegenseitigem Respekt basierendem Verhalten. Aufgeschlossen heißt, dass sowohl Sie als Chef als auch Ihr Mitarbeiter die Bereitschaft haben, sich auf jeweils auf die Sichtweise des anderen einzulassen. Gegenseitiger Respekt äußert sich im Mitarbeitergespräch darin, dass sich beide Gesprächspartner ernst nehmen, sich aktiv zuhören und versuchen, einander zu verstehen. Dabei wird das Mitarbeitergespräch gefördert durch Fragen und sachliche Argumentation. Persönlich zu werden, also das Selbstwertgefühl jeweils anderen anzugreifen, ist ein absolutes Tabu im Mitarbeitergespräch. Gegenseitige Wertschätzung ist die Devise.

Der partnerschaftlicher Dialog in einem Mitarbeitergespräch dient der Weiterentwicklung und dem Schutz der Arbeitszufriedenheit. Arbeitszufriedenheit bedeutet Engagement durch Motivation und entsteht bzw. hat Bestand durch Faktoren wie z. B. die angemessene Bezahlung, angenehme Arbeitsbedingungen, die Aktivierung persönlicher Ressourcen durch die Anerkennung Ihrer Mitarbeiter und deren Leistungen, an Ihre Mitarbeiter übertragene Verantwortung und die Möglichkeit der Selbstverwirklichung sowie persönlichen Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeiter.
Durch eine umfassende Reflexion des Arbeitsverhaltens Ihrer Mitarbeiter und deren Arbeitsergebnisse kristallisieren sich Erwartungen, Vorstellungen und mögliche Perspektiven heraus. So können Sie als Chef gezielte Maßnahmen für die berufliche Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeiter ergreifen, beispielsweise Fort- und Weiterbildung, neue und angepasste Tätigkeitsfelder, das Versetzen in geeignetere Abteilungen u. s. w.

Mitarbeitergespräche beinhalten die Ist-Analyse bestehender Arbeitsziele, bereits erzielter Ergebnisse sowie deren Anpassung an die jeweilige Situation und damit die Weiterentwicklung. Ihr Führungsverständnis als Chef sollte also darauf ausgerichtet sein, Ihr Team darin zu unterstützen, gute Arbeit zu leisten. Dazu nutzen Sie im Mitarbeitergespräch das Mittel der Zielvereinbarung und der anschließenden Überprüfung ihrer Umsetzung. Die Zielvereinbarung legt dabei sowohl für Sie als auch für Ihr Team den Handlungs- und Erwartungsrahmen fest und bietet eine klare Orientierungshilfe.

Inhalte von Mitarbeitergesprächen

In dem Mitarbeitergespräch tauschen Sie sich wertschätzend darüber aus, wie Sie als Chef und wie ihr Mitarbeiter

  • die bestehende Arbeitssituation sehen,
  • Führung und Zusammenarbeit beurteilen,
  • den vergangenen Betrachtungszeitraum bewerten,
  • und durch welche zu vereinbarenden Ziele sich welche Perspektiven ergeben.

Mitarbeitergespräche über die Arbeitssituation zwischen Ihnen als Chef und Ihrem Mitarbeiter beinhaltet das Betriebsklima, die Bedingungen am Arbeitsplatz und den Zufriedenheitsgrad Ihres Mitarbeiters. Wiederkehrende oder exemplarische Konflikte können ebenfalls Themen sein. Persönliche Belange oder Mitteilungen Ihres Mitarbeiters gehören dazu.

Im Austausch über Führung und Zusammenarbeit geben Sie Ihrem Mitarbeiter in dem Gespräch darüber Auskunft, welche Ziele Ihr Unternehmen/die Abteilung verfolgt und welche Aufgaben Ihr Mitarbeiter dabei hat. Dabei wird besprochen, inwieweit der Informationsfluss aus beider Sicht verbesserungswürdig und welche Unterstützung Ihr Mitarbeiter benötigt, um seinen Aufgaben gerecht werden zu können.

Geben Sie sich anschließend die Gelegenheit, den vergangenen Betrachtungszeitraum zu bewerten. Im Zentrum steht hierbei das wertschätzende Feedback über die geleistete Arbeit des Mitarbeiters.

Nach der Bewertung hat das Mitarbeitergespräch die Entwicklung der dem Mitarbeiter entsprechenden Perspektiven zum Inhalt. Zielvorstellungen werden unter Ihnen ausgetauscht und darauf aufbauend für die nächste Zeit Ziele vereinbart, die bereits vorhandenen Fähigkeiten Ihres Mitarbeiters ausbauen und ihn für den Erwerb weiterer Fähigkeiten qualifizieren sollen.

Die bewusste Kommunikation im Mitarbeitergespräch

Oberstes Gebot ist nach wie vor die Wertschätzung, die Sie als Chef Ihrem Mitarbeiter in dem Gespräch entgegenbringen, auch wenn Sie ihn kritisieren müssen oder er anderer Meinung ist als Sie.

Des Weiteren können Sie die folgenden Regeln beherzigen, um Ihre Mitarbeitergespräche verständlich und zielorientiert führen zu können:

  • Spinnen Sie in der Vorbereitung einen „roten Faden“ für Ihre Mitarbeitergespräche und halten Sie sich daran.
  • Sortieren Sie Ihre Gedanken, bevor Sie zu reden beginnen und unterscheiden Sie im Gespräch die wesentlichen von den unwesentlichen Themen.
  • Erklären Sie komplizierte Sachverhalte eingängig und anschaulich, lassen Sie während des Gesprächs geduldig Fragen zu.
  • Formulieren Sie einfach und klar.
  • Unterstreichen Sie wichtige Aussagen im Gespräch durch gezielte Sprechpausen, Betonungen und fassen Sie diese noch einmal zusammen.
  • Verstärken Sie außerdem wichtige Aussagen durch wohldosierte Wiederholungen.
  • Halten Sie die Balance zwischen Satz‐ und Redelänge und vermeiden Sie es, auszuschweifen oder zu kurz zu formulieren.
  • Führen Sie Gespräche dem Bildungsstand Ihres Mitarbeiters entsprechend.
  • Setzen Sie gezielt rhetorische Fragen in dem Mitarbeitergespräch ein, um die Aufmerksamkeit Ihres Mitarbeiters zu erlangen und zu halten.
  • Vermeiden Sie Füllwörter wie etwa „entsprechend“, „sozusagen“, „an und für sich“,  „wohl“ etc.
  • Passen Sie die Lautstärke Ihrer Stimme der Umgebung und den Themen an. Achten Sie darauf, nicht zu laut oder zu leise zu sprechen.
  • Formulieren Sie langsam, damit Ihr Mitarbeiter Sie richtig verstehen kann.
  • Vermeiden Sie Ausdrücke wie „immer“, „nie“, „typisch“ usw.
  • Achten Sie auf Ihre kongruente Körpersprache, halten Sie diese offen.

Bezüglich der bewussten und klugen Kommunikation in Mitarbeitergesprächen existieren noch diverse andere Regeln sowie Methoden und Techniken, die es leichter machen, Ihre Mitarbeiter als Chef zu führen. Seminare und Coachings zum Thema „Mitarbeiterführung“ veranschaulichen u. a. diese Grundlagen und üben Führungskräfte darin, klar mit Ihren Mitarbeitern zu kommunizieren.

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