Prozessplanung
Wege entstehen dadurch, dass man sie geht
Sie möchten für Ihr Unternehmen die Frage „Wer macht was, wann, wie, womit und wofür?“ ganz klar anhand einer geschickten Prozessplanung beantworten? Sie möchten die Prozessplanung Ihrer Organisation sorgfältig auf Ihr Ziel: „Zufriedene Kunden, motivierte Mitarbeiter, maximale Gewinne und eine stabile Position am Markt“ abstimmen? Sie möchten die Effizienz in allen Bereichen steigern und dafür durch eine optimale Prozessplanung günstige Rahmenbedingungen schaffen?
Was bedeutet Prozessplanung?
Prozessplanung beinhaltet das Gestalten, Dokumentieren, Steuern und Verbessern Ihrer Geschäftsprozesse. Dabei beschreibt der Prozess einen definierten Ablauf in der Entwicklung von Dienstleistungen und Produkten innerhalb Ihres Unternehmens, der zu einem vorher festgelegten Ergebnis führen soll. Die damit verbundenen Aktivitäten sollen durch eine effiziente Prozessplanung idealer Weise auf die Erreichung dieses Ergebnisses abzielen. Der Weg dorthin führt Sie über das aktive Steuern aller Abläufe in Ihrem Unternehmen wie z. B. die Auftragsabwicklung, die Produktion, der Logistik, Wartung/Instandhaltung, Personalentwicklung etc. Es ist eine Form des Engineering, weshalb die Karriere in diesem Bereich der Lehre von Methoden beginnt.
Eine gelungene Prozessplanung lässt sich mit dem Manövrieren eines Segelbootes vergleichen: Wie gut dieses vorankommt, hängt zum einen von den Windverhältnissen und zum anderen von der Qualität der Mannschaft ab. Für Ihr Unternehmen ist der Bedarf Ihrer Kunden der Wind und die Mannschaft Ihr Team. Kennt es das Manöver? Kann es das Manöver gut und selbstständig lenken? Oder benötigt es Anweisungen?
Die Mitarbeiter sind die Säulen des Betriebs, die jedes Erdbeben standhaft zu überstehen haben
Eine solche Mitarbeiter-Qualität gelingt Ihnen jedoch nur, wenn Sie Transparenz in der Prozessplanung schaffen. So sorgen Sie für den nötigen Durchblick, für Vertrauen und eine Unternehmenskultur, in der Fehler z. B. bei der Produktion, schneller erkannt werden. Das führt zu einer Verbesserung des Ablaufs und einer Reduktion der Kosten. Wenn alle Ihre Mitarbeiter die Prozessplanung kennen und genau wissen, wer mit welchen Aufgaben betraut ist, wenn ihnen die Ziele und Kennzahlen bekannt sind, wenn Schwachstellen offen angesprochen werden, wird auch die Prozessplanung als förderlich erlebt: Ihre Mitarbeiter verstehen, warum sich etwas in der Produktion verändern, wieso das Zeitmanagement eine andere Qualität erfahren muss oder Abläufe ersatzlos gestrichen werden. Zusätzlich erfahren Sie, welch aktiver Teil der Prozessplanung sie sind: ein hoher Motivationsfaktor, der wiederum der Ausarbeitung und der gesteigerten Qualität dienlich ist. Die in der Prozessplanung so geschaffene, stabile Basis sorgt dafür, dass die Abläufe, also das Manöver beherrschbar sind.
Gesteigerte Effizienz und Effektivität für maximale Qualität
Durch Einheitlichkeit
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, durch Prozessplanung Vorgänge zu optimieren. Größtmöglichen Erfolg erzielen Sie durch eine standardisierte oder eine bereits bewährte Planung. Wenn Sie also dafür sorgen, dass jeder in Ihrem Unternehmen mit derselben Definition arbeitet, garantiert dies Verlässlichkeit, Vergleichbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Reproduzierbarkeit. Da die Umsetzung der Prozessplanung immer wieder auf die gleiche Art und Weise ausgeführt wird, können Sie Energie und Zeit sparen (wichtig für die Fabrik). Nach und nach hat Ihr Team das Boot auch unter schwersten Bedingungen unter Kontrolle und kann neue Manöver bzw. Prozesse erlernen oder die bestehenden weiterhin optimieren. Zusätzlich können Sie das Team bei Bedarf erweitern, da die etablierten Manöver/Prozesse den neuen Mitarbeitern mühelos verständlich gemacht werden können.
Durch die richtige Reihenfolge
Wenn Sie erst die Produktion starten und dann die fehlenden Materialen beschaffen, haben Sie das Pferd von hinten aufgezäumt. Das Gleiche geschieht, wenn Sie vor der Prozessplanung die Struktur Ihres Unternehmens ändern. Prozesse haben ihre eigene optimale Dynamik, die durch solch eine Fehlplanung einen ungünstigen Verlauf nehmen kann. Die Umsetzung der Pläne kann möglicherweise recht zügig vonstattengehen, hat jedoch keine Steigerung der Effizienz zu Folge, im Gegenteil: Wahrscheinlicher ist, dass Ihre Mitarbeiter sich demotiviert fühlen und Widerstände zeigen. Die Prozessplanung ist also der erste Schritt, der Ihr Unternehmen verschlanken wird. Das Verhältnis des Aufwandes steht dann in einem ausgewogenen Maß zu dem Ergebnis: Ihre Kosten sinken.
Durch adäquate Ziele
Wenn Sie einen Marathon laufen und das Ziel nicht kennen, werden Sie sich verlaufen. So ist es auch mit der Prozessplanung: Wenn die Vision des Unternehmens nicht klar definiert ist, lassen sich daraus auch keine entsprechenden Ziele ableiten. Setzen Sie die finanziellen, kundenorientierten, prozessbedingten und lern- bzw. entwicklungsbezogenen Ziele in der Vorbereitung unabhängig voneinander, kann Verwirrung und Zielkonkurrenz entstehen. Formulieren Sie also bei Ihrer Prozessplanung nicht nur bereichsspezifische Ziele, z.B. eine verbesserte Strategie für die Produktion, sondern bereichsübergreifende Ziele, auf die das gesamte Team an einem Strang ziehend hinarbeiten kann, um das Optimum zu erreichen.
Durch den klugen Umgang mit Konflikten
Wo Menschen zusammen arbeiten und verschiedene Bedürfnisse aufeinander treffen, können Spannungen auftreten. Setzen Sie sich in diesem Falle nicht auseinander, sondern zusammen: Berücksichtigen Sie in Ihrer Prozessplanung, bestehende Konflikte offen, fair und zeitnah zu lösen. Bilden Sie als Teil Ihrer Planung eine Plattform, z. B. innerhalb des Teammeetings, und stellen Sie eindeutige Spielregeln auf. Die Durchführung regelmäßiger Zusammentreffen in kurzen Abständen verhindert dabei, dass kleinere Meinungsverschiedenheiten eskalieren. Bestehen Sie auf einer konstruktiven Feedbackkultur und begegnen Sie damit unterschwelligen Konflikten, die Ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig beeinträchtigen. Der Kontakt zwischen dem Management und den Mitarbeitern ist hier essentiell.
Prozessplanung in vier Phasen
1. Phase der Planung
Zu Beginn der Prozessplanung definieren Sie die diese. Welche einzelnen Arbeitsschritte müssen Sie unternehmen und welche Maßnahmen ergreifen, um der Unternehmensvision entsprechend Ihr gesetztes Ziel zu erreichen? Was ist hierfür notwendig? So identifizieren Sie, auf welche Ressourcen Sie zurückgreifen müssen und können innerhalb der Prozessplanung einen Zeitraum für die Umsetzung bestimmen.
2. Phase der Prozess- Modellierung
In dieser Phase der Prozessplanung arbeiten Sie die Produktion einzelner Arbeitsschritte und Maßnahmen aus.
3. Phase der Prozessverifizierung
Diese geht nahtlos aus der zweiten Phase der Planung hervor. Sie kontrollieren und korrigieren ggfs. den Ablauf der Maßnahmen sowie der Arbeitsschritte.
4. Phase der Umsetzung
Mit derart gut durchdachten Plänen können Sie nun Ihr Vorhaben reibungslos in die Tat umsetzen und Ihr Ziel erfolgreich in gegebener Zeit erreichen. Nutzen Sie den Kontakt zu uns.